Reisekostenabrechnung Vorlage — So geht's richtig

Geschäftsreise gemacht? Geld ausgegeben? Dann willst du das zurück — oder zumindest von der Steuer absetzen. Aber: Ohne saubere Reisekostenabrechnung akzeptiert das Finanzamt nichts.

In diesem Guide erfährst du, was du absetzen kannst, wie viel dir zusteht, welche Belege du brauchst — und am Ende gibt's eine kostenlose Vorlage zum Download.

Was sind Reisekosten überhaupt?

Reisekosten sind Ausgaben, die dir durch berufliche Reisen entstehen. Das umfasst:

• Fahrtkosten: Auto, Bahn, Flug, Taxi
• Übernachtungskosten: Hotel, Airbnb, Pension
• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für Essen (keine Belege nötig!)
• Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckgebühren, etc.

Wichtig: Privatreisen zählen nicht. Nur beruflich veranlasste Reisen sind absetzbar.

Für wen gilt das?

• Selbständige/Freelancer: Du kannst alle Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen
• Angestellte: Du kannst Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben (falls Arbeitgeber nicht erstattet)
• Arbeitgeber: Du erstattest deinen Mitarbeitern Reisekosten (steuerfrei bis zu Pauschalen)

Was kann ich als Reisekosten absetzen?

1. Fahrtkosten

Du hast zwei Optionen:

Option A: km-Pauschale (einfacher)

• Deutschland: €0,30/km (erste 20km) + €0,38/km (ab 21. km), Stand 2026
• Österreich: €0,42/km (Privat-PKW)

Beispiel: Fahrt Wien → München = 420 km (einfach) → 840 km (hin & zurück) × €0,42 = €352,80

Vorteil: Keine Belege nötig (nur Nachweis der Reise).

Option B: Tatsächliche Kosten (bei hohen Ausgaben besser)

• Tankquittungen
• Bahntickets
• Flugtickets
• Mietwagen

Vorteil: Kann mehr sein als Pauschale (z.B. bei Mietwagen oder Flug).

Nachteil: Du brauchst alle Originalbelege.

2. Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)

Wenn du beruflich unterwegs bist, kannst du Verpflegungspauschalen absetzen — ohne Belege! Das ist der einfachste Teil der Reisekostenabrechnung.

Deutschland 2026

Österreich 2026

Beispiel: 3-tägige Geschäftsreise (Deutschland)

• Tag 1 (Anreise, 10h): €14
• Tag 2 (ganzer Tag): €28
• Tag 3 (Abreise, 10h): €14

Gesamt: €56 — ohne einen einzigen Beleg!

3. Übernachtungskosten

Tatsächliche Kosten absetzbar (kein Pauschalbetrag). Das heißt:

• Hotelrechnung: voll absetzbar
• Airbnb-Rechnung: voll absetzbar
• Pension/Hostel: voll absetzbar

Wichtig: Nur die Übernachtung selbst! Frühstück, Minibar, Pay-TV sind nicht absetzbar (außer als Verpflegungsmehraufwand gekürzt).

Beleg nötig: Ja, immer. Hotelrechnung aufheben und am besten sofort digitalisieren.

4. Reisenebenkosten

Alles andere, was während der Reise anfällt:

• Parkgebühren (Flughafen, Hotel, Kundentermin)
• Maut/Vignette (Autobahn)
• Taxi/ÖPNV am Zielort
• Gepäckgebühren (Flug)
• WLAN im Hotel (wenn für Arbeit nötig)

All das ist absetzbar — aber nur mit Beleg. Also: Taxibelege nicht verlieren!

Auslandsreisen: Andere Pauschalen!

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten höhere Verpflegungspauschalen (weil Essen dort teurer ist).

Beispiele (Stand 2026, Deutschland)

Die komplette Liste findest du beim BMF (Deutschland) oder BMF (Österreich).

Welche Belege brauche ich?

Hier die Checkliste:

Regel: Wenn's eine Pauschale gibt → kein Beleg. Wenn's tatsächliche Kosten sind → Beleg Pflicht.

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Eine saubere Reisekostenabrechnung enthält mindestens:

1. Reiseziel & Zweck: Wohin? Warum? (z.B. "Kundentermin in München")
2. Reisedauer: Von wann bis wann? (Datum + Uhrzeit)
3. Fahrtkosten: km-Pauschale ODER tatsächliche Kosten (mit Belegen)
4. Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen nach Abwesenheit
5. Übernachtungskosten: Hotelrechnungen
6. Reisenebenkosten: Parkgebühren, Taxi, etc. (mit Belegen)
7. Gesamtsumme: Was kommt raus?

Beispiel: 2-Tages-Geschäftsreise Berlin → Hamburg

Fertig. Das gibst du beim Arbeitgeber ab (zur Erstattung) oder beim Steuerberater (zum Absetzen).

Kostenlose Excel-Vorlage zum Download

Damit du nicht jedes Mal von vorne anfangen musst, hier eine fertige Excel-Vorlage:

Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)

Fehler 1: Belege nicht aufbewahrt

Problem: Du hast die Hotelrechnung weggeworfen. Finanzamt will sie sehen. Du hast sie nicht.

Lösung: Belege sofort digitalisieren. Mit BelegBot fotografierst du sie per Handy und sie landen automatisch in deinem Google Drive. Nie wieder verloren.

Fehler 2: Verpflegungspauschale falsch berechnet

Problem: Du warst nur 6 Stunden unterwegs, rechnest aber €14 ab (gilt erst ab 8h).

Lösung: Prüfe die Zeiten genau. Anreisetag = Abfahrt bis Ankunft. Abreisetag = Abfahrt bis Ankunft zuhause.

Fehler 3: Privatanteil nicht rausgerechnet

Problem: Du warst 3 Tage auf Geschäftsreise + 2 Tage Privaturlaub. Du rechnest alles ab.

Lösung: Nur die beruflichen Tage sind absetzbar. Privatanteil musst du rausrechnen.

Fehler 4: Keine Begründung für die Reise

Problem: Du gibst "Reise nach München" an. Finanzamt fragt: "Warum?" Du hast keine Begründung.

Lösung: Immer den Geschäftszweck angeben: "Kundentermin", "Messe", "Schulung", "Projektmeeting", etc.

Selbständige vs. Angestellte: Was ist anders?

Als Selbständiger/Freelancer

Du rechnest Reisekosten als Betriebsausgaben ab. Das heißt:

• Du trägst sie in deine EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) ein
• Sie mindern deinen Gewinn → weniger Steuern
• Du brauchst GoBD-konforme Archivierung

Als Angestellter

Du hast zwei Optionen:

Option A: Arbeitgeber erstattet

• Du reichst Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber ein
• Arbeitgeber zahlt dir steuerfrei zurück (bis zu Pauschalen)
• Du musst nichts in Steuererklärung eintragen

Option B: Arbeitgeber erstattet nicht (oder nur teilweise)

• Du trägst Reisekosten in Steuererklärung ein (Anlage N, Werbungskosten)
• Finanzamt erkennt sie an → Steuererstattung
• Du brauchst alle Belege (falls Finanzamt nachfragt)

Zusammenfassung: Das musst du wissen

1. Reisekosten: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten
2. km-Pauschale: €0,30-0,42/km (keine Belege nötig)
3. Verpflegungsmehraufwand: €14-28 (DE), €13,20-26,40 (AT) — keine Belege nötig
4. Hotelkosten: Voll absetzbar, aber Beleg Pflicht
5. Ausland: Höhere Pauschalen (je nach Land)
6. Belege 10 Jahre aufbewahren (am besten digital)
7. Privatanteil rausrechnen (nur berufliche Reisen absetzbar)

Weiterführende Links

• Belege aufbewahren: Wie lange und warum digital besser ist
• Taxibeleg verloren? So rettest du deinen Steuerabzug
• Eigenbeleg erstellen: Vorlage und Anleitung
• Belege digitalisieren: Der komplette Guide 2026
• Buchhaltung für Freelancer: 7 Fehler die dich Geld kosten