Belege für Vertriebler & Außendienst
Du bist den ganzen Tag unterwegs. Kundentermine, Messen, Außendienst. Tanken, Parken, Mittagessen — alles absetzbar, aber wo sind die verdammten Belege?
Im Handschuhfach. In der Jackentasche. Auf dem Beifahrersitz. Manche verblasst, manche zerknittert. Am Monatsende sitzt du dann da und versuchst zu rekonstruieren, was du wann gekauft hast.
BelegBot löst das Problem. Beleg fotografieren, sofort in die Cloud. Automatisch sortiert, immer griffbereit, nie wieder verloren.
Was Vertriebsleute an Belegen nervt
- Tankquittungen verloren? Klassiker. Du tankst, steckst die Quittung ein, findest sie nie wieder.
- Parktickets verschwinden? Kleine Zettel gehen besonders gern verloren.
- Spesenabrechnung = Stress? Am Monatsende alles zusammensuchen, Excel füllen, hoffen dass nichts fehlt.
- Belege verblassen? Thermopapier hält keine drei Monate. Wenn du sie nicht sofort scannst, sind sie weg.
Wie BelegBot Vertriebslern hilft
1. Direkt nach dem Tanken erfassen
Szenario: Du tankst nach einem Kundentermin. Früher: Quittung ins Handschuhfach, vergessen. Heute: Handy raus, Foto in Telegram, weiterfahren.
Dauert 10 Sekunden. Der Beleg ist sofort in Google Drive, sortiert nach Monat, GoBD-konform. Auch wenn die Papier-Quittung später verschwindet — egal, du hast sie digital.
2. Auch unterwegs nutzbar
BelegBot läuft in Telegram. Du brauchst kein WLAN, keine Extra-App, keinen Laptop. Handy genügt.
Parkticket bekommen? Foto. Restaurant-Rechnung? Foto. Autobahnmaut? Foto. Alles landet automatisch im richtigen Ordner.
3. Spesenabrechnung am Monatsende: 5 Minuten statt 2 Stunden
Früher: Alle Belege zusammensuchen, sortieren, scannen, Excel füllen…
Mit BelegBot: Google Drive öffnen, Ordner "{aktueller Monat}" teilen, fertig. Oder ZIP runterladen und an die Buchhaltung schicken.
Alle Belege sind schon da, chronologisch sortiert, mit OCR-Text. Keine Suche, kein Stress.
4. Firmenwagen? Kein Problem
Viele Vertriebler nutzen Firmenwagen. Tanken, Werkstatt, Maut — alles muss dokumentiert werden.
BelegBot kann mit Tags arbeiten: #Firmenwagen #Tank #Werkstatt — so kannst du am Jahresende genau nachvollziehen, was wohin gehört.
So sieht das in der Praxis aus
Stefan, Außendienstler Maschinenbau:
"Ich bin jede Woche drei Tage unterwegs. Früher hab ich Tankquittungen gesammelt, aber am Ende vom Monat war die Hälfte verschwunden. Seit ich BelegBot nutze, mach ich direkt an der Tankstelle ein Foto — dauert keine 10 Sekunden. Am Monatsende gebe ich meiner Buchhalterin einfach den Google Drive Link. Keine Rückfragen mehr."
Häufige Fragen von Vertriebslern
Funktioniert BelegBot auch offline?
Telegram speichert Nachrichten lokal. Du kannst also auch ohne Internet ein Foto machen, es wird dann automatisch hochgeladen sobald du wieder Empfang hast.
Wie rechne ich Spesen ab?
BelegBot speichert alle Belege chronologisch. Du kannst am Monatsende einfach alle Belege aus Google Drive nehmen und in deine Spesenabrechnung einreichen. Viele Firmen akzeptieren einen Link zum Google Drive Ordner.
Kann ich Belege nach Kunde oder Region sortieren?
Ja. Du kannst beim Hochladen Tags hinzufügen (z.B. #KundeA #RegionNord). BelegBot erstellt dann automatisch Unterordner in Google Drive.
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